Gespräche lokal dokumentieren

Stand: 19. Oktober 2026 (Connector 0.2.20). Die Funktion ist auf Ihrer Zielinstallation noch nicht für den Produktivbetrieb abgenommen. Neue Aufnahmen, Bearbeitungen und Analysen benötigen aktive Basis- und Gesprächsfreigabe (Gesprächsdokumentation), das eingeschaltete Voice-Modul der Praxis (Einrichtung), geladene KI-Modelle auf dem Praxisserver und die Release-Qualifikation auf Ihrer Zielinstallation. Die Funktion ist getrennt vom Diktat und hat keinen Cloud-Fallback.

Aufnahme und Prüfung

1. Unter Gespräche den aktuellen Medical-Office-Patient verwenden oder Patient für Aufnahme wählen öffnen und einen Patienten aus dem lokalen Index wählen.
2. Die Zuordnung im Startdialog prüfen und die erforderliche Einwilligung bestätigen. Ein zwischenzeitlicher PVS-Wechsel verlangt erneute Prüfung vor dem Start.
3. Die Aufnahme bewusst starten und beenden. Die Patientenzuordnung des Starts bleibt während der Aufnahme fest, auch wenn im PVS danach ein anderer Patient geöffnet wird.
4. Dokumentationsentwurf und Aufnahme & Transkript prüfen und korrigieren. In schmalen Fenstern wechseln Sie zwischen den beiden Tabs; in breiten Fenstern lässt sich das Transkript über Aufnahme & Transkript einblenden. Nach einem KI-Fehler entscheidet die ärztliche Person über Korrektur oder einen ausdrücklichen neuen Versuch.
5. Den Zielpatienten in Medical Office anhand von Name, Geburtsdatum und PVS-Patientennummer mit dem Patienten bei Aufnahmestart vergleichen. Dokumentation ärztlich geprüft erst für den aktuellen Text bestätigen, dann Geprüften tb-Text übergeben wählen und die abschließende Bestätigung prüfen.
6. Den GDT-Textimport in der richtigen Patientenakte prüfen.

Zielpatient und Freigabe bleiben neben beziehungsweise unter der scrollbaren Dokumentation erreichbar. Unter Aufnahme & Transkript scrollen Suche, Transkriptaktionen und Text gemeinsam; die Wiedergabesteuerung lässt sich über Audio anhören öffnen. Änderungen an der lokal angezeigten Fassung von Text, Transkript, Zielpatient oder Zusammenfassungsversion heben eine frühere Prüfbestätigung auf. Ein hier bestätigter Zielwechsel sperrt die Übergabe bis zur erneuten Anzeige des Dienstzustands. Transkriptkorrekturen zuerst speichern und den neuen Entwurf prüfen; eine erneute Bestätigung kann auch einen selbst korrigierten Dokumenttext freigeben. „Geprüft“ bezeichnet hier die ausdrückliche Bestätigung des aktuellen Inhalts, keine zusätzliche automatische medizinische Prüfung.

Offene Freigabegrenze: Die gemeinsame Versionsprüfung bei gleichzeitigen Änderungen desselben Gesprächs an einem anderen Arbeitsplatz ist noch nicht abgenommen. Die lokale Prüfbestätigung ersetzt diese Absicherung nicht. Ihre Integration und Prüfung gehören zur noch offenen Release-Abnahme.

Der ins PVS übernommene Text enthält die festen Abschnitte Anamnese → Befund → Prozedure → Organisation. Organisation enthält ausdrücklich vereinbarte oder zugewiesene Praxisaufgaben; sie erteilt keine autonome medizinische Empfehlung. Es erfolgt keine automatische Zuordnung von MedicalOffice-Farbkategorien.

Lange Gespräche und nicht belegte Aufgaben

Gespräche bis zu 60 Minuten werden auf dem Praxisserver in Abschnitten erkannt und danach zusammengefasst; je länger das Gespräch, desto länger dauert die Auswertung (bei 30 Minuten rund drei bis vier Minuten, bei 60 Minuten mehrere Minuten). Der Connector wartet dafür bis zu 20 Minuten. Prüfen Sie jede Zusammenfassung gegen das Transkript.

Aussagen zu Befunden, Zahlen, Dosierungen und Verneinungen müssen im Gespräch belegt sein, sonst verwirft Docunara die Zusammenfassung. Nur bei den Aufgaben der Praxis (Abschnitt Organisation) gilt eine mildere Regel: Eine Aufgabe, die sich nicht aus dem Gespräch belegen lässt, wird weggelassen, statt das ganze Ergebnis zu verwerfen. Ist das geschehen, zeigt die Gesprächsprüfung einen Hinweis wie „N Aufgabe(n) konnten nicht aus dem Gespräch belegt werden und wurden nicht übernommen – bitte Aufgaben prüfen.“ Hören Sie dann das Gespräch gezielt auf Absprachen ab und tragen Sie fehlende Aufgaben von Hand nach. Der Hinweis erscheint nur bei der neuesten Zusammenfassung und verschwindet nicht durch Bearbeiten des Textes.

Pause und sichere Aufnahmegrenzen

Die Aufnahme läuft bis zu 60 Minuten oder 120 Abschnitten, je nachdem, welche Grenze zuerst erreicht wird. Ein Abschnitt dauert höchstens 30 Sekunden. Pause sichert auch einen kürzeren Rest; viele Pausen können deshalb die Abschnittsgrenze früher erreichen. An der Grenze endet die Aufnahme nach erfolgreicher Sicherung des letzten Abschnitts.

Pause beendet die Aufnahme am Mikrofon und sichert die bisherigen Abschnitte samt Rest. Während der angezeigten Sicherung warten die Aufnahmeaktionen auf deren Abschluss. Fortsetzen öffnet das Mikrofon erst nach erfolgreicher Sicherung und Bestätigung durch den lokalen Dienst. Wird das Mikrofon getrennt, pausiert die Aufnahme und sichert den vorhandenen Rest auf demselben Weg. Nach dem Wiederanschließen bewusst fortsetzen.

Bei einem Uploadfehler Verbindung und lokale Dienstverfügbarkeit prüfen. Noch nicht bestätigtes Audio bleibt für einen ausdrücklichen erneuten Versuch im Arbeitsspeicher; es wird nicht von späteren Abschnitten überholt. Nach einer Sperre zuerst wieder anmelden. Fortsetzen beziehungsweise erneut Aufnahme stoppen versuchen, solange die aktuelle Freigabe gilt. Eine unklare Antwort kann derselbe Dienst bei identischen Audiodaten erneut bestätigen, ohne einen zusätzlichen Abschnitt anzulegen. Die Anwendung startet das Mikrofon dabei nicht selbstständig. Vor erfolgreicher Sicherung die Anwendung nicht schließen: Ein Prozessabbruch kann noch nicht übertragenes Audio verlieren.

Die Capture-Korrektur ist ein implementierter Quellstand, keine Freigabe Ihrer Zielinstallation. Reale Mikrofone und die Aufnahmegrenzen bleiben Teil der Abnahme. Die zeitgenaue Wiedergabe nach kurzen Abschnitten ist weiterhin eine offene Freigabegrenze; dieser Capture-Fix korrigiert sie nicht.

Daten und Aufbewahrung

Audio bleibt lokal verschlüsselt, bis der Importstatus sicher genug ist. Ein unklarer, gesperrter oder fehlerhafter Dateiimport verhindert automatische Audiolöschung. Nach bestätigter Übernahme bleiben Transkript und Zusammenfassung 90 Tage erhalten. Verwerfen entfernt den Audioschlüssel sofort. Diese Daten sind kein Supportpaket.

Die Einzelbestätigung der Einwilligung ist standardmäßig aktiv. Eine Änderung dieses Praxisverfahrens erfolgt ausschließlich in der berechtigten Administration. Ein lokales Fachglossar wird lokal importiert; zentrale Verteilung ist nicht zugesagt.

Die reale Freigabe verlangt unter anderem ASR-Qualität, belegte Zusammenfassung, 60-Minuten-Aufnahme und MedicalOffice-Textimport auf der Zielinstallation. Die gemeinsame ASR-Familie ist Qwen3-ASR 1.7B. Das eingesetzte Präzisionsprofil richtet sich nach der freigegebenen Installation; ein gemessener Qualitäts- oder Geschwindigkeitssieger ist damit nicht zugesagt.

Original und Sprecherhinweise prüfen

Das ursprüngliche Transkript und Ihre gespeicherten Korrekturen sind getrennte Fassungen. Prüfen Sie besonders Namen, Zahlen, Dosierungen und Verneinungen anhand der Aufnahme. Eine Sprecherzuordnung ergänzt den Text; sie darf dessen Wörter nicht ersetzen. Sie muss zur unveränderten Originalfassung und genau der zugehörigen Aufnahme passen. Lässt sich diese Zuordnung nicht verlässlich prüfen, bleibt das Original ohne automatische Personenzuordnung erhalten.

Optionale native Sprecherhinweise befinden sich in Entwicklung. Ihre Verarbeitung beginnt erst nach dauerhafter Sicherung des Originaltranskripts; der gemeinsame Aufrufweg und die Verarbeitung auf echter Zielhardware sind noch nicht abgenommen. Fehlt die Berechtigung für diese Verarbeitung, muss das Original ohne Personenzuordnung erhalten bleiben. Die Zusammenfassung kann ohne Sprecherhinweise fortfahren, wenn ihre eigene Verarbeitung aktuell freigegeben ist. Fehlende Sprecherhinweise erlauben keine neue Analyse nach Ablauf einer Freigabe; dafür wird keine zweite Spracherkennung gestartet.

Im begrenzt geprüften Quellstand wird bei einem mit aktiver Berechtigung begonnenen Gespräch zuerst das unveränderte Rohtranskript gespeichert. Annotation und Zusammenfassung werden danach jeweils mit einer eigenen frischen aktiven Berechtigungsprüfung für dieselbe Quelle und Anmeldung verarbeitet. Bei einer Ablehnung bleiben das Original und eine bereits gespeicherte Annotation erhalten. Die gezielten synthetischen Windows-Prüfungen endeten mit einer Zusammenfassung, die zur ärztlichen Prüfung bereitstand. Das belegt keine ärztliche Freigabe, PVS-Übergabe oder Verfügbarkeit im Praxisbetrieb. Bei regulärem Laufzeitende bleibt es beim gespeicherten Transkript; dieses Ereignis startet keine weitere Verarbeitung.

Falls Sprecherhinweise vorliegen, bezeichnen Person 1, Person 2 und weitere Nummern nur Stimmen innerhalb dieses Gesprächs. Die Nummern sagen weder „Arzt“ noch „Patient“ aus und identifizieren niemanden in einem anderen Gespräch. Gleichzeitiges Sprechen und unsichere oder fehlende Zuordnungen müssen bei der Prüfung berücksichtigt werden. Fehlen belastbare Hinweise, bleibt das Transkript ohne automatische Personenzuordnung nutzbar. Leiten Sie daraus keine Aussage über die medizinische Rolle der sprechenden Person ab.

Nach Ablauf einer Freigabe

Bereits vor Ablauf dauerhaft gespeicherte Ergebnisse dürfen unverändert erstmals ärztlich freigegeben und übergeben werden. Der Text und die gespeicherte Zuordnung müssen dafür unverändert bleiben. Neue Aufnahmen, Analysen, Korrekturen und Patientenzuordnungen benötigen eine aktive Freigabe. Der Nachweis dieser Regeln im gemeinsamen Aufrufweg gehört zur offenen Abnahme.

Der geprüfte Quellentwurf sieht eine eng begrenzte Ausnahme vor: Eine bei noch gültiger Berechtigung tatsächlich begonnene Spracherkennung darf bei regulärem Laufzeitende als derselbe laufende Vorgang zu Ende gehen und ihr unverändertes Rohtranskript einmal speichern. Der Zustand Transkript gespeichert bedeutet keine Zusammenfassung, ärztliche Freigabe oder Übergabe. Mit aktueller Anmeldung und den erforderlichen Zugriffsrechten bleibt das gespeicherte Transkript lesbar. Es startet keine weitere Verarbeitung. Die Ausnahme erlaubt weder eine neue Aufnahme noch einen Neustart oder erneuten Versuch. Eine spätere, ausdrücklich angeforderte Verarbeitung braucht eine dann aktive Berechtigung für die aktuelle Quelle und Anmeldung. Die gezielten privaten Windows-Prüfungen sind für ihren begrenzten Umfang bestanden. Die Übernahme in den gemeinsamen Quellstand ist geprüft; die vollständige Laufzeit- und Praxisabnahme auf der Zielinstallation steht noch aus.

Ein Offline-Neustart verlängert die bestehende 48-Stunden-Frist nicht und beginnt sie nicht neu. Bei unklarer Übergabe zuerst den Importstatus und die Patientenakte prüfen; eine fehlende Antwort beweist keinen fehlgeschlagenen Import.