Schritt 4: Diktat, Gespräche und Befunde einstellen und prüfen

Stand: 19. Oktober 2026. Voraussetzung: Der Connector ist Lokal verbunden (Schritt 3), die Modelle am Mac stehen auf bereit (Schritt 2) und die Funktionen sind freigeschaltet (Schritt 1). Verwenden Sie in diesem Schritt nur erfundene Beispiele.

Oben im Programm sehen Sie nur die Reiter, für die Ihre Praxis eine Lizenz hat: Gespräche, Befunde, Diktat, Aufgaben und rechts Einstellungen.

Diktat

Einstellungen jeder Person

Einstellungen → Diktat & Aufnahme. Die wichtigsten Zeilen:

Zeile	Was sie bewirkt
Mikrofon	Welches Mikrofon an diesem Arbeitsplatz diktiert
Tastenkombination	Zum Diktieren (Voreinstellung Strg + Alt + D). Klicken Sie in das Feld und drücken Sie die gewünschte Kombination
Bereinigung (Text nach dem Diktat bereinigen)	Standard an. Das lokale Sprachmodell des Praxisservers entfernt Füllwörter, setzt Satzzeichen und Großschreibung und übernimmt Sprachbefehle. Der unveränderte Rohtext bleibt immer erhalten
Ohne Bereinigung	Zweite Tastenkombination (Voreinstellung Strg + Alt + Umschalt + D): Dieses Diktat bleibt wörtlich. Sie ist nur aktiv, solange die Bereinigung an ist. Entf im Feld schaltet sie aus
Letztes Diktat einfügen	Dritte Tastenkombination (Voreinstellung Strg + Alt + Umschalt + V) und Eintrag im Menü des Infobereich-Symbols
Aufnahme steuern	Gedrückt halten oder Ein- und ausschalten
Nach der Aufnahme	Direkt senden oder Vor dem Senden prüfen
Live-Mitschrift (Live-Mitschrift beim Diktat anzeigen)	Zeigt beim Sprechen die letzten Worte als flüchtige Vorschau über der Aufnahmeleiste. Nur Anzeige: Eingefügt wird immer der fertige Text. Standard aus, jede Person kann sie für sich einschalten
Textausgabe	Direkt einfügen (empfohlen) schreibt den Text einmal in das Feld, das beim Start der Aufnahme aktiv war. Karte mit Kopieren und Nur Zwischenablage (Karte) zeigen stattdessen eine kleine Karte mit Kopieren

Unter Aufnahmeleiste stellen Sie Position, die Ruheleiste (Kleine Leiste am Bildschirmrand anzeigen) und Reduzierte Bewegung ein. Mit Änderungen speichern übernehmen Sie alles. Wie das Diktat im Alltag funktioniert, steht unter Diktat in Docunara.

Einstellungen für die ganze Praxis

Einstellungen → Praxis & Administration → Geschützte Einstellungen öffnen, Bereich Diktat & Praxis-Wörterbuch. Die Einstellungen gelten für den Connector, an dem Sie sie vornehmen. Haben Sie mehrere Arbeitsplätze, pflegen Sie sie an jedem. Sie liegen verschlüsselt auf dem Rechner und enthalten keine Patientendaten.

Bereinigung für alle Benutzer ausschalten: Alle Diktate bleiben wörtlich. Niemand kann sie einschalten, und es gibt keine zweite Tastenkombination und keine Textbausteine.
Live-Mitschrift beim Diktat erlauben: Ausgeschaltet zeigt kein Arbeitsplatz die Vorschau. Die Vorschau belastet die Spracherkennung zusätzlich und pausiert bei viel Betrieb von selbst. Schalten Sie sie aus, wenn Dritte den Bildschirm sehen können.
Praxis-Wörterbuch: Ein Begriff pro Zeile (Namen der Ärztinnen und Ärzte, Praxisname, Kürzel; höchstens 200, je 2 bis 60 Zeichen, ohne Kommas und Anweisungen). Sie helfen nur der Spracherkennung; es wird nichts ersetzt. Die obersten Begriffe haben Vorrang, nur die ersten etwa 18 gehen tatsächlich in die Erkennung ein. Die Seite zeigt, wie viele es sind.
Textbausteine: Name (höchstens 60 Zeichen) und fester Text (höchstens 4.000 Zeichen) eintragen, Baustein übernehmen. Im Diktat sagen Sie „Baustein Labor normal“ als eigenen Satz, und der feste Text wird eingefügt. Textbausteine dürfen keine Patientendaten enthalten.
Danach Diktat-Praxiseinstellungen speichern.

Der Bereich Medizinisches Wörterbuch zeigt, welches Fachwörterbuch aktiv ist. Importieren Sie nur ein von Docunara geliefertes, signiertes Wörterbuch (Signiertes Wörterbuch lokal importieren …).

Diktat prüfen

Öffnen Sie ein Textfeld (zum Beispiel Notizblock) und diktieren Sie mit gehaltener Taste: „Patientin hat kein Fieber Punkt neue Zeile Kontrolle in einer Woche Punkt“.
Beim Sprechen erscheint die schwarze Kapsel, bei eingeschalteter Live-Mitschrift mit den letzten Worten. Beim Loslassen erscheint der fertige Text genau einmal im Feld und die Leiste meldet „Eingefügt“.
Mit Strg + Alt + Umschalt + V wird der Text noch einmal eingefügt. Unter Diktat sehen Sie den Verlauf mit Original anzeigen.
Optional: Drücken Sie die Diktattaste ohne aktives Textfeld (zum Beispiel auf dem Desktop). Es wird nichts aufgenommen, die Leiste zeigt kurz „Erst ein Textfeld auswählen, dann diktieren“. Nur wenn Auch ohne Textfeld diktieren eingeschaltet ist, läuft das Diktat und der Text erscheint zum Kopieren.
Prüfen Sie Zahlen und Verneinungen immer selbst.

Gespräche

Einstellungen → Praxis & Administration → Geschützte Einstellungen öffnen, Bereich Datenschutz: Patienteneinwilligung vor jeder Aufnahme bestätigen ist standardmäßig an. Nur die Praxisadministration ändert das; danach Datenschutzeinstellung speichern.
Reiter Gespräche: Medical-Office-Patient verwenden oder Patient für Aufnahme wählen, Zuordnung und Einwilligung bestätigen, Aufnahme starten und beenden.
Nach der Auswertung prüfen Sie Dokumentationsentwurf und Aufnahme & Transkript. Ein Gespräch bis etwa 60 Minuten wird unterstützt; die Auswertung dauert je nach Länge einige Minuten. Zeigt die Prüfung den Hinweis, dass N Aufgabe(n) nicht aus dem Gespräch belegt werden konnten und nicht übernommen wurden, tragen Sie sie von Hand nach.
Dokumentation ärztlich geprüft bestätigen und Geprüften tb-Text übergeben wählen. Den Eintrag in der Patientenakte öffnen und kontrollieren.

Ausführlich: Gespräche lokal dokumentieren.

Befunde

Legen Sie ein erfundenes Test-PDF in den Scan-Eingang (Ordner auf dem Mac oder Ihr NAS).
Im Reiter Befunde erscheint der Eintrag in der Liste. Vergleichen Sie Original, Dokumenttyp, Datum und Kurzfassung.
Ordnen Sie den Patienten zu. Öffnen Sie dazu den richtigen Patienten im Praxissystem, oder nutzen Sie PVS-Patienten suchen. Die Aktion zum Übernehmen bestätigen Sie bewusst.
Prüfen Sie im Praxissystem, ob das Dokument in der richtigen Akte angekommen ist. Eine exportierte Datei allein beweist das nicht.
Der Export läuft über genau einen Arbeitsplatz. In der Liste unter PVS-Export sehen Sie den Besitzer. Ist keiner eingetragen, wählen Sie am Export-Arbeitsplatz Export übernehmen. Mehr dazu unter Arbeitsplätze verbinden.

Ausführlich: Befunde prüfen, korrigieren und exportieren.

Geschafft, wenn

das Dashboard den Praxisserver online, Modelle: bereit und den Arbeitsplatz Lokal verbunden zeigt,
das Test-Diktat im Textfeld ankommt,
ein Test-Gespräch eine Zusammenfassung liefert,
ein Test-Befund im Review erscheint und der Export in der richtigen Akte ankommt,
der Scan-Eingang neue Dateien findet.

Bei Abweichungen: Typische Probleme.