Schritt 1: Dashboard, Praxis und Lizenzen

Stand: 19. Oktober 2026. Das Dashboard erreichen Sie im Browser unter https://app.docunara.de. Dieser Schritt dauert etwa 15 Minuten.

Anmelden und Praxis wählen

1. Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an. Verlangt Ihr Konto einen Sicherheitscode, geben Sie ihn nach Anmelden ein und bestätigen mit Code bestätigen.
2. Wer mehrere Praxen verwaltet, wählt über Praxis wechseln die richtige Praxis. Prüfen Sie den Namen, bevor Sie etwas ändern.
3. Die Seite einer Praxis hat die Bereiche Übersicht, Infrastruktur, KI & Sprache, Nutzer, Updates & Betrieb und Ereignisse.

Praxis anlegen (Docunara-Plattformadministration)

Eine neue Praxis legt die Plattformadministration auf der Seite Praxen unter Praxis anlegen an: Namen bei Praxisname eintragen und Praxis anlegen wählen. Praxisadministratoren sehen nur ihre eigene, bereits angelegte Praxis.

Nutzer einladen

1. Öffnen Sie die Praxis, Bereich Nutzer.
2. Tragen Sie die Email-Adresse ein, wählen Sie die Rolle (Praxisnutzer, Leitende MFA oder Praxis-Admin) und klicken Sie auf Nutzer einladen.
3. Die eingeladene Person öffnet den Link aus der E-Mail, wählt Einladung annehmen und legt ihr Passwort fest. Beim ersten Start des Connectors richtet sie eine PIN ein.
4. Legen Sie mindestens einen Praxis-Admin an. Dieses Konto richtet später den Connector ein. Verwenden Sie ein eigenes Konto je Person.

Mehr zu Rollen steht unter Nutzer, Rollen und mehrere Praxen.

Lizenzen und Funktionen (Docunara-Plattformadministration)

Die Plattformadministration stellt im Bereich Updates & Betrieb ein:

1. Lizenz und Betrieb: die Basislizenz, aktiviert mit ausdrücklich bestätigter Laufzeit (Lizenz aktivieren …). Ohne aktive Basislizenz arbeitet kein Gerät.
2. Feature-Lizenzen: die Funktionen, die die Praxis bekommen soll, danach Feature-Lizenzen speichern. Neue Praxen beginnen ohne Funktionen.

Funktion	Was sie erlaubt
Befunde	Dokumente lokal verarbeiten, prüfen und ins Praxissystem exportieren
Gesprächsdokumentation	Gespräche aufnehmen und dokumentieren
Docunara Diktat	Diktieren und Texte überarbeiten, lokal auf dem Praxisserver
Aufgaben	Aufgaben in der Praxis bearbeiten
Dienstplanung	Personal, Schichten und Dienstpläne

Der Connector übernimmt geänderte Lizenzen beim nächsten Abgleich mit dem Dashboard.

Das Voice-Modul: Diktat und Gespräche brauchen es

Die Spracherkennung läuft nur, wenn zwei Dinge zusammenkommen:

• eine passende Funktion ist freigeschaltet (Docunara Diktat und/oder Gesprächsdokumentation) und
• das Voice-Modul der Praxis steht auf Voice lokal.

Die „Voice-Lizenz“ ist keine eigene Lizenz: Sie gilt als vorhanden, sobald die Praxis Docunara Diktat oder Gesprächsdokumentation hat. Daraus folgt:

• Docunara Diktat allein reicht. Eine Praxis ohne Gesprächsdokumentation kann diktieren; die Gesprächsdokumentation bleibt dort ausgeblendet und gesperrt. Mit nur Gesprächsdokumentation bleibt umgekehrt das Diktat ausgeblendet.
• Wird Docunara Diktat oder Gesprächsdokumentation neu freigegeben und steht das Voice-Modul auf Voice aus, setzt das Dashboard es beim Speichern selbst auf Voice lokal. Die Änderung läuft wie jede technische Einstellung über einen signierten Konfigurationsvorschlag, den der Connector übernimmt.
• Werden beide Funktionen entzogen, schaltet das Dashboard das Voice-Modul wieder auf Voice aus.
• Die Seite warnt, wenn Funktion und Voice-Modul nicht zusammenpassen: Voice-Modul ist ausgeschaltet (eine Sprachfunktion ist freigegeben, das Modul aber aus) oder Voice-Modul ohne Sprachfunktion (das Modul ist an, aber keine Sprachfunktion freigegeben). Die Plattformadministration beseitigt Voice-Modul ist ausgeschaltet mit dem Knopf Voice-Modul einschalten (auch im Bereich KI & Sprache, Feld Voice-Modul). Praxisadministratoren sehen nur den Hinweis und wenden sich an den Docunara-Support.

Ob das Voice-Modul an ist, zeigt der Bereich KI & Sprache an den Kennzeichen Voice: lokal beziehungsweise Voice: aus.

Praxisserver und Arbeitsplätze im Dashboard vorbereiten

Das Dashboard erzeugt die einmaligen Einrichtungsdateien, die Sie in den nächsten Schritten brauchen. Erzeugen Sie sie erst, wenn Sie die Geräte vor sich haben:

• Mac mini: Bereich Infrastruktur, Kasten Praxisserver, Knopf Praxisserver einrichten. Siehe Mac mini.
• Windows-Arbeitsplatz: Bereich Infrastruktur, Kasten Connectoren und Arbeitsplätze, Feld Arbeitsplatzname und Knopf Arbeitsplatz anlegen & Datei laden. Siehe Windows.

Weiter mit Schritt 2: Mac mini.